IRCC внедряет новые стандарты для ускорения обработки иммиграционных заявлений

Министерство иммиграции Канады (IRCC) обнародовала детали и сроки плана действий по рекомендациям, сделанным в отчёте Office of the Auditor General (OAG) в прошлом октябре.

Детали, обнародованные в результате недавно полученного запроса на доступ к информации, дают представление о том, как IRCC собирается решать проблему накопившихся заявлений на постоянное жительство для новых иммигрантов по всем направлениям деятельности.

У OAG есть несколько функций. В основном, оно контролирует федеральное правительство за то, как оно распоряжается государственными средствами, и проводит аудиты, предоставляющие объективную информацию, советы и факты для парламента Канады. Это помогает парламенту оценивать эффективность деятельности правительства.

Узнайте, имеете ли вы право на иммиграцию в Канаду

Исходный отчёт OAG обнаружил, что в течение 2022 года накопление заявлений на постоянное жительство сильно превысило приемлемые уровни на фоне пандемии COVID-19. Отмечалось, что беженцы были непропорционально сильно затронуты этими задержками.

Отчёт содержал ключевые рекомендации для IRCC по улучшению времени обработки заявлений на постоянное жительство в будущем.

Сроки и стандарты обслуживания
Первая рекомендация заключалась в том, что IRCC должно предоставить заявителям чёткие ожидания относительно сроков принятия решения по их заявлению. Сказано, что IRCC может сделать это, пересмотрев стандарты обслуживания, учитывающие объём и возраст уже имеющихся в обработке заявлений.

IRCC стремится обработать 80% всех заявлений в рамках стандартов обслуживания, или за время, которое департамент считает разумным для принятия окончательного решения по иммиграционному заявлению. Стандарты обслуживания варьируются в зависимости от типа заявления. Например, стандарты обслуживания для заявлений на спонсирование семейного класса предусматривают до 12 месяцев на обработку, тогда как заявления через Express Entry обрабатываются за шесть месяцев.

В ответ IRCC заявило, что установит стандарты обслуживания для программ, которые в настоящее время их не имеют, таких как федеральные и региональные программы иммиграции экономического класса, программы спонсирования семейного класса и программы иммиграции переселенных беженцев.

Департамент ожидает, что новые стандарты обслуживания будут введены к 31 декабря 2024 года, и рекомендует обновлённые стандарты обслуживания для программ постоянного жительства экономического класса, а также для заявлений на спонсирование семейного класса к 31 марта 2024 года.

IRCC также заявило, что установит чёткий метод коммуникации стандартов обслуживания с заявителями на иммиграцию, и новая методология будет введена к 31 декабря.

Различия во времени ожидания
Отчёт OAG обнаружил различия во времени, необходимом IRCC для обработки заявлений в рамках любой конкретной программы.

Отмечалось, что это несоответствует Плану уровней иммиграции, который устанавливает ежегодные цели по количеству постоянных жителей, которых Канада стремится принять каждый год. Логика состоит в том, что если IRCC знает, сколько заявлений на PR оно может ожидать, должно быть достаточно мощностей для их обработки в рамках стандартов обслуживания.

IRCC говорит, что различия возникают потому, что все заявления рассматриваются индивидуально, и некоторые из них более сложны и требуют больше времени. Также говорится, что обязательства перед конкретными группами населения могут сместить обработку заявлений, уже ожидающих решения.

Кроме того, чтобы определить, влияет ли страна происхождения кандидата или его этническая принадлежность на время обработки, IRCC говорит, что разработает инструмент для мониторинга времени ожидания с учётом страны проживания. Также будет разработан пилотный план для «тестирования методологии и получения представлений о наилучшем способе сбора, анализа и использования данных на основе расы и этнокультурной принадлежности».

Пилотный проект будет запущен к 1 октября 2024 года, и департамент заявляет, что определит, как результаты будут «интегрированы в оценку различных времен ожидания» к 1 апреля 2025 года.

Еще одна ключевая рекомендация заключалась в том, что IRCC должно предпринять действия для решения проблемы накопления заявлений, вызванной «задержками в обработке, находящимися в его ведении, включая действия сотрудников и последующее сопровождение».

Департамент объяснил, что большинство программ постоянного жительства не имеют лимита на прием заявлений (за исключением программ, управляемых через Express Entry). Говорится, что к 1 апреля 2024 года будет разработан прототип комплексной системы мониторинга, определяющей необходимые действия по заявлениям на разных этапах обработки.

Соответствие рабочих нагрузок и ресурсов
Отчет OAG обнаружил несоответствие между ресурсами, выделенными для некоторых офисов IRCC. Например, было установлено, что офису в Дар-эс-Саламе (Танзания) была назначена рабочая нагрузка, примерно в пять раз превышающая нагрузку офиса в Риме (Италия), несмотря на сопоставимое количество сотрудников.

IRCC говорит, что различие частично обусловлено большим количеством бумажных заявлений в некоторых офисах, что усложняет распределение рабочей нагрузки. Также отмечается, что многие заявления в этих офисах были заявлениями беженцев или заявлениями семейного класса, которые часто требуют личного собеседования. Многие из этих собеседований были отложены на время пандемии COVID-19, что способствовало накоплению заявлений в 2022 году.

Отмечается, что ведется работа над разработкой инструмента для мониторинга выхода в отношении запасов и определения разрывов в времени ожидания для заявителей. Инструмент должен быть разработан к 1 апреля 2024 года.

IRCC также стремится соотнести рабочие нагрузки с доступными ресурсами. Для этого департамент говорит, что будет исследовать распределение ресурсов на основе целевых уровней иммиграции и «продолжит назначать сотрудников и выделять ресурсы на основе ежегодных упражнений по предположениям».

Департамент отметил, что накопилось много заявлений от заявителей из субсахарской Африки из-за ограниченной мощности офисов. К 30 июня 2024 года IRCC планирует завершить обзор создания должностей и набора персонала в регионе. Также будет завершена приоритизация и распределение временных ресурсов по мере необходимости для поддержки обработки заявлений беженцев.

Мониторинг использования ИИ в принятии решений
Наконец, OAG рекомендовало, чтобы IRCC «исследовало различия в результатах обработки, связанные с внедрением инструментов автоматизированного принятия решений», и работало над уменьшением различий за счет перераспределения достаточных ресурсов на заявления, направленные на ручную обработку.

IRCC все чаще полагается на цифровизацию и использование Искусственного Интеллекта (ИИ) в нескольких аспектах обработки, включая:

Автоматизацию положительных решений о допуске
Распределение заявлений между сотрудниками на основе характеристик заявления
Определение заявлений, которые могут потребовать дополнительной проверки
Распределение рабочей нагрузки
Создание «аннотаций», которые кратко излагают основную информацию о каждом клиенте, чтобы уменьшить количество поисков сотрудников в Глобальной системе управления делами
Триаж электронных писем клиентов для обеспечения более быстрых ответов и ответы на запросы клиентов, предоставляя общедоступную информацию
Оценка биометрии
Это доказало свою эффективность в ускорении времени обработки некоторых заявлений. Например, в прошлом июне бывший министр иммиграции Шон Фрейзер объявил, что эти инструменты помогли IRCC обработать 98% заявлений на визу супруга TRV.

В ответ на рекомендацию о том, чтобы IRCC перераспределило некоторые из этих ресурсов для улучшения различий в времени обработки, департамент заявляет, что будет исследовать и мониторить обработку заявлений на ПР, которые в настоящее время получают выгоду от использования технологии автоматизированного принятия решений.

Если IRCC определит, что необходимы дополнительные действия для сокращения различий во времени ожидания, они будут полностью реализованы к апрелю 2025 года.